Er zou minstens 3 jaar celstraf moeten staan op het verzenden van een lege uitnodiging voor een vergadering! Want zonder het onderwerp duidelijk te benoemen, riskeer je méér tijd van jezelf en anderen te ‘stelen’. De verkregen tijd rendeert dan niet optimaal om verschillende redenen:
Zonder duidelijk onderwerp kan je tijdens een meeting moeilijk grenzen aangeven. Wat is on-topic? Wat is off-topic? Als organisator hoor jij in te grijpen wanneer anderen afdwalen, en dat gaat nu eenmaal een pak gemakkelijker wanneer je die grenzen op voorhand hebt vastgelegd.
Daarnaast riskeer je bij een vergadering zonder duidelijk onderwerp dat je belangrijke stakeholders vergeet te betrekken. Je wilt natuurlijk voorkomen dat je tijdens de vergadering zaken bespreekt waarvoor niet alle betrokkenen aanwezig zijn. Het is soms zo verleidelijk: “we zijn er nu toch, kunnen we niet gewoon aansluitend dat andere ook bespreken? We praten de anderen wel bij,” hoor je dan. Maar wanneer je geen goede etiquette hanteert bij het organiseren van een vergadering, is de kans ook klein dat je dan wel een compleet en correct verslag zult neerschrijven…
Zowel als organisator dan wel als deelnemer weet je je niet efficiënt voor te bereiden. Je hoopt dan maar dat je voldoende op de hoogte bent om van antwoord te kunnen dienen; Bijgevolg maak je dan een vergadering mee, waar elke vraag ter plekke bovenkomt en geen enkel antwoord werd voorbereid. Daarmee kom je vaak niet verder dan het opstellen van verwachtingen voor een volgende vergadering, en zo rek je je project eindeloos uit.
Je hebt aan die lege uitnodigingen eigenlijk niet veel; Je gebruikt ze dan eerder als blok in je agenda en de herinnering zorgt ervoor dat je op tijd aanwezig bent. Maar weet jij je na twee weken nog te herinneren wat er werd besproken?
Beter is:
“Naar wekelijkse gewoonte bespreken we de voortgang van project X. We verwachten daarbij een stand van zaken over het financieringstraject dat Michelle doorloopt met KBC en bespreken de resultaten van de wijzigingen in de uurroosters (data op intranet te bekijken). Tot dan!”
De tijd nemen om een samenvatting te schrijven, bespaart je op lange termijn veel tijd en frustratie. Als goede huisvader/huismoeder je kennis managen, doe je door informatie te vrijwaren van verlies en de kennis bij de juiste mensen op het juiste moment te plaatsen. Dat zit in de kleine dingen, zelfs in een uitnodiging!
Kennismanager.be 