Ha, zalig! De lente staat voor de deur. Kriebelt het bij jou óók om eens goed op te ruimen? De administratieve chaos te temmen en morgen met goede moed je dag te starten? Dan is er voor jou goed nieuws: je kan al met enkele kleine inspanningen een frisse wind door je werk laten waaien! In dit artikel overlopen we 3 kleine handelingen waarmee je op korte termijn enthousiaster en met het volle zelfvertrouwen aan je dag kan beginnen:
De eerste good practice is er eentje voor jou als je mailbox sneller volloopt dan dat je je e-mails kunt bijlezen: probeer je e-mails te labelen zodra je ze ziet staan. Je hoeft ze daarvoor nog niet te openen of te beantwoorden; het toekennen van een label volstaat om een gevoel van structuur en orde te creëren en je het gevoel te geven dat je de controle in handen hebt (en behoudt). Er bestaat in de meeste mailprogramma’s ook de mogelijkheid om ‘regels’ toe te voegen. Met die regels kan je mailbox zelf deze labels toevoegen op basis van ingestelde voorwaarden. Wanneer je je dan bijvoorbeeld snel moet bijlezen voor een spoedvergadering, kan je aan de hand van je themalabels snel relevante informatie oproepen.
Een tweede goede gewoonte om jezelf aan te leren, is… proactief rapporteren. Realiseer je dat je in een organisatie deel uitmaakt van een tandem, waarbij jouw werk dat van een ander kan vergemakkelijken (en omgekeerd). Zorg er daarom voor dat jouw taken voor anderen niet in een soort ‘zwarte doos’ verdwijnen, maar zorg voor voldoende tussentijdse updates. Zo’n update hoeft niet veel informatie te bevatten om veel resultaat te boeken: zo vermijd je al dat je collega’s bellen voor een update, of dat je waardevolle vergadertijd gebruikt voor stand van zaken. Vertrouw erop dat je die 5 minuten in veelvoud zult terugverdienen. Vermeld wel duidelijk dat je de taak nog in handen hebt, om verwarring te vermijden.
Als derde en laatste tip geef ik mee: maak tijd voor ontmoetingen. Door omstandigheden zijn we in de laatste 5 jaren erg afzonderlijk beginnen werken (en denken). Daarbij dreigt een belangrijk gegeven van samenwerken te verdwijnen, namelijk de kracht van een fysieke ontmoeting. Heb je dus nood aan een één-op-één gesprek, leg dan de agenda’s samen en zoek elkaar op. Je kan daar meer energie uit halen, én zo’n geplande ontmoeting is veel efficiënter dan een onmiddellijk telefoontje: je hebt door het uitgesteld contact meer ruimte om je voor te bereiden, dus verschillende vragen te verzamelen en antwoorden te onderbouwen. Je dwingt jezelf ook te reflecteren over je eigen zelfredzaamheid en die van anderen.
Ik zal bovenstaande 3 tips in de nabije toekomst verder uitlichten. Houd daarvoor de website https://www.kennismanager.be in de gaten. Succes!
Kennismanager.be 